La gestion administrative est un terme souvent utilisé dans le domaine de l’entreprise. Pourtant, il n’est pas toujours évident de saisir pleinement sa signification et son importance.

Gestion administrative : une définition simple

Dans son sens le plus général, la gestion administrative désigne l’ensemble des tâches et procédures qui permettent à une entreprise ou une organisation de fonctionner correctement et de respecter les obligations légales, réglementaires et fiscales qui lui incombent. Elle englobe divers domaines comme :

• les ressources humaines,
• la comptabilité,
• la logistique,
• les relations avec les clients et les fournisseurs

L’importance de la gestion administrative pour une entreprise

Une bonne gestion administrative est essentielle pour garantir la pérennité d’une entreprise. En effet, elle permet de :

• Assurer le suivi des activités et leur conformité aux exigences légales
• Maintenir une relation saine avec les partenaires et les autorités administratives
• Anticiper et éviter les éventuelles difficultés et sanctions
• Optimiser les processus internes pour gagner en efficacité
• Offrir un service de qualité aux clients et aux collaborateurs

La gestion administrative constitue le socle sur lequel repose le bon fonctionnement d’une entreprise.

Les 3 Objectifs principaux de la gestion administrative

La gestion administrative ne se limite pas uniquement à la conformité légale et à l’optimisation des processus internes. C’est une activité essentielle qui sert trois objectifs majeurs.

La préservation des finances : Une bonne gestion administrative évite les pertes financières inutiles, qu’il s’agisse d’impayés non suivis ou de pénalités pour retard liées à des obligations fiscales et sociales non respectées. En d’autres termes, une bonne gestion administrative permet de maintenir vos revenus issus de la vente de vos produits ou services sans gaspillages.

L’amélioration de la productivité : Les procédures administratives efficaces et bien organisées garantissent la conservation des documents et fichiers essentiels à l’activité de l’entreprise. Cela évite les pertes de temps liées à la recherche ou à la reconstitution de données, préservant ainsi la productivité.

L’accroissement de la sérénité : Un environnement de travail débarrassé des préoccupations administratives offre une tranquillité d’esprit qui peut booster l’efficacité. Payer les factures à temps, gérer efficacement le personnel, et traiter le courrier régulièrement, par exemple, peut aider à éviter les distractions et les stress inutiles.

Les principaux domaines de la gestion administrative

La gestion administrative recouvre plusieurs domaines et compétences, qui peuvent être regroupés en grandes catégories. Voici les principales :

1. La gestion du personnel

Le volet ressources humaines de la gestion administrative concerne notamment :

• Le recrutement, l’intégration et la formation des collaborateurs
• La préparation et le suivi des contrats de travail
• La gestion des absences et des congés
• Le suivi des performances et l’évaluation des employés
• La mise en place et le respect des politiques internes en matière de santé, sécurité et bien-être au travail

2. La comptabilité et la finance

Ce domaine comprend :

• La tenue des livres comptables et la réalisation des états financiers
• Le suivi des facturations et des encaissements
• La gestion des paiements (salaires, fournisseurs, taxes, etc.)
• La préparation et le dépôt des déclarations fiscales
• Le suivi et l’analyse des indicateurs financiers pour aider à la prise de décision

3. Les achats et les approvisionnements

Il s’agit ici de :

• La sélection et la négociation avec les fournisseurs
• La gestion des commandes et des stocks
• Le suivi des livraisons et des retours
• L’évaluation de la qualité des produits et services achetés
• La mise en place d’une politique d’achats responsable et éthique

4. La gestion de la relation client

Ce volet englobe :

• Le traitement des demandes, réclamations et suggestions des clients
• Le suivi et l’amélioration de la satisfaction client
• La gestion des contrats et des garanties
• La mise en place d’actions commerciales et de fidélisation
• Le développement de partenariats stratégiques

Les outils de la gestion administrative

Pour faciliter la réalisation des tâches administratives et optimiser leur efficacité, de nombreux outils existent notamment :

1. Les logiciels de gestion et les applications mobiles

Il existe une multitude de solutions informatiques adaptées aux besoins spécifiques des entreprises, qu’il s’agisse de logiciels de comptabilité, de gestion des ressources humaines, de gestion des stocks ou de relation client.

2. Les modèles et formulaires standardisés

Documents types (contrats, factures, etc.), formulaires pré-remplis et procédures normalisées facilitent la réalisation des tâches administratives et réduisent les risques d’erreurs.

3. Les services d’externalisation

Certaines entreprises choisissent de confier certaines tâches administratives à des prestataires externes spécialisés (cabinets comptables, agences de recrutement, etc.), afin de se concentrer sur leur cœur de métier et de bénéficier d’une expertise spécifique.

Les 3 enjeux essentiels de la gestion administrative

Pour optimiser la gestion administrative de votre entreprise, vous devez concilier trois enjeux essentiels :

La rapidité : Il est crucial de traiter les tâches administratives de manière réactive et sans délai. Le temps gagné peut alors être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

La fiabilité : Cependant, rapidité ne doit pas rimer avec précipitation. Des erreurs dues à une gestion trop rapide peuvent entraîner des conséquences désagréables, comme la nécessité de reprendre le travail ou de payer des pénalités.

La réduction des coûts : Enfin, parce que la gestion administrative n’apporte pas directement de revenus, il est judicieux de chercher à minimiser ses coûts. Par exemple, l’utilisation de logiciels de gestion, l’adoption de modèles et formulaires standardisés, ou encore l’externalisation de certaines tâches peuvent contribuer à réduire les coûts administratifs.

La gestion administrative est donc un ensemble complexe et multidimensionnel englobant les différentes facettes du fonctionnement d’une entreprise. Maîtriser ces concepts et savoir utiliser les outils adaptés sont essentiels pour assurer le succès et la pérennité d’une organisation. C’est dans ce but que chez EFC Formation, nous vous proposons une formation gestion administration à distance. N’hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements.