Quel est le rôle d'une secrétaire assistante ?

La secrétaire assistante occupe une position centrale permettant à l'ensemble des collaborateurs et partenaires de mener à bien leurs activités quotidiennes. Ce métier demande à la fois compétences techniques et relationnelles pour répondre efficacement aux différents besoins de l'entreprise. Nous vous proposons de vous expliquer ici les principales missions et responsabilités de la secrétaire assistante.

Voici avant tout un récapitulatif en tableau du rôle de la secrétaire assistante au sein d'une organisation. 

Assurer la gestion administrative et organisationnelle

L'une des fonctions principales de la secrétaire assistante consiste en la prise en charge de différentes tâches administratives allant de la rédaction de courriers à la mise à jour des dossiers clients. Elle doit également veiller au suivi rigoureux des documents administratifs afférents à l'activité de l'entreprise (factures, contrats, commandes). La bonne gestion administrative représente un enjeu crucial pour garantir le bon fonctionnement de l'organisation.

Gérer l'accueil et les relations avec les interlocuteurs externes

En tant que premier point de contact entre l'entreprise et ses interlocuteurs externes (clients, fournisseurs, partenaires), la secrétaire assistante revêt un rôle d'ambassadrice et doit assurer un accueil téléphonique et physique de qualité. Elle contribue ainsi à projeter une image positive de l'organisation auprès de ses différentes parties prenantes.

Maintenir un environnement de travail agréable

Garante de l'organisation et de la coordination au sein des locaux professionnels, la secrétaire assistante a pour responsabilité d'assurer un environnement de travail confortable et agréable. Ceci va de la gestion du matériel de bureau (stockages des fournitures, équipements informatiques) à l'aménagement des espaces communs (salles de réunion, cafétéria).

Participer à la communication interne

Au-delà des missions administratives, la secrétaire assistante joue également un rôle important en matière de communication interne. Elle favorise la circulation de l'information entre les différents services et collaborateurs de l'entreprise, participant ainsi au maintien d'un bon climat de travail.

Servir de lien entre les différents services

Grâce à sa position privilégiée, la secrétaire assistante est amenée à être en contact direct avec les différents services de l'entreprise (commercial, comptabilité, ressources humaines). Elle facilite ainsi les échanges entre les collaborateurs, permettant de résoudre les problèmes internes rapidement et efficacement.

Gérer les agendas des dirigeants et organiser les réunions

L'organisation des agendas et la planification des réunions constituent une part importante du travail de la secrétaire assistante. À ce titre, elle veille à optimiser le temps de ses supérieurs hiérarchiques en préparant les rendez-vous à l'avance, en fixant les priorités et en anticipant les délais.

Contribuer à la réalisation des objectifs de l'entreprise

En soutenant activement les collaborateurs et dirigeants, la secrétaire assistante participe à l'atteinte des objectifs fixés par l'organisation. Elle doit donc être en mesure d'établir des liens entre les différentes parties prenantes et de promouvoir un état d'esprit orienté vers la réussite.

Soutenir les équipes dans leurs actions quotidiennes

La secrétaire assistante est chargée de fournir un appui opérationnel aux équipes en leur proposant son aide et son expertise pour mener à bien les missions confiées. Son rôle passe notamment par la gestion des agendas, la préparation des réunions ou encore le traitement des tâches administratives courantes.

Promouvoir une culture de performance

Engagée sur tous les fronts, la secrétaire assistante contribue au développement d'une culture orientée vers les résultats en accompagnant les dirigeants et les collaborateurs dans leurs prises de décision. Elle représente ainsi un véritable levier de performance pour l'ensemble de la structure.

Les tâches concrètes du quotidien de la secrétaire assistante

Concrètement, le ou la secrétaire assistant(e) effectue un certain nombre de tâches au quotidien. Voici un listing de ces tâches.

• La réception, le tri et la distribution du courrier entrant et sortant
• La saisie, la mise à jour et le classement de documents informatiques ou papier
• La coordination et l'organisation des archives et stockage de données
• Répondre aux appels téléphoniques
• Filtrer et orienter les demandes selon les interlocuteurs appropriés
• Prendre et transmettre des messages en cas d'absence
• Assurer un suivi régulier auprès des clients et partenaires
• Suivre les commandes, factures et contrats
• Rédiger les devis, propositions commerciales ou cahiers des charges
• Saisir et traiter des données relatives à l'avancement des projets
• Participer à des réunions et à des événements promotionnels
• Gérer des agendas et des prises de rendez-vous
• Organiser des déplacements professionnels (réservation de billets, hébergements, etc.)
• Préparer et coordonner des réunions (convocations, salles, matériels, comptes rendus)
• Planifier des congés et les absences du personnel
• etc ...

Acquérir les compétences requises pour exercer le métier de secrétaire assistante

Pour répondre aux exigences du poste, il est fondamental que la secrétaire assistante dispose des compétences adéquates. Ces dernières peuvent être acquises via une formation adaptée mais également en développant certaines qualités indispensables pour ce métier.

Compétences techniques et maîtrise des outils informatiques

Les compétences techniques sont primordiales pour exercer le métier de secrétaire assistante. Cela passe notamment par la maîtrise des logiciels de bureautique classiques (traitement de texte, tableur) ainsi que divers outils informatiques tels que les agendas numériques et les plateformes de partage de documents.

Qualités relationnelles et sens du service

Au cœur des échanges entre l'entreprise et ses interlocuteurs externes, la secrétaire assistante doit faire preuve de solides qualités relationnelles. Elle doit être capable d'établir des relations constructives et cordiales avec les différents partenaires, en faisant preuve d'empathie et d'un bon sens de l'écoute.

• S'adapter aux différentes situations : Une bonne secrétaire assistante sait s'adapter rapidement et efficacement aux nouvelles situations et aux imprévus.
• Faire preuve de rigueur et d'organisation : La gestion administrative demande de la précision, de la méthodologie et un grand sens de l'organisation.
• Savoir anticiper et gérer les priorités : L'une des clés du succès dans ce métier réside dans la capacité à planifier les actions en hiérarchisant les tâches et en anticipant les besoins.

Une profession bien plus riche qu'il n'y paraît

Au-delà des clichés qui peuvent parfois coller aux métiers d'assistance, la secrétaire assistante occupe une fonction indispensable et variée. Cette personne devient ainsi un élément clé de l'organisation, en accompagnant les projets, en facilitant la communication et en contribuant activement au bon fonctionnement de l'entreprise.